Prosjektets kvalitetsplan

Prosjektets kvalitetsplan skal inneholde de rutiner og sjekklister som er nødvendig for å oppfylle myndighetenes og kundens krav til det ferdige produkt.

Det er primært ansvarlig og stedfortreder i prosjekt som kan opprette dokumenter i prosjektets kvalitetsplan. Skal andre legge inn dokumenter i kvalitetsplanen må de gis utvidet tilgang ved å redigere den enkeltes tilgang.

Her er benyttet noen eksempler fra firmaprofil, men prinsippet er det samme.

Videoveiledning

Opprett prosjektets kvalitetsplan
Gi utvidet rettighet
Lag nytt dokument
Lag nytt dokument - Last opp fra egen PC
Lag nytt dokument - Drag-and-Drop
Sammenlikne dokument
Kopiere dokument til et annet område

Verktøylinjen

De skjulte funksjonene

Beskrivelse

  1. Opprett prosjektets kvalitetsplan
    1. Åpne prosjektet
    2. Klikk på menyen «Hent fra bibliotek».
    3. Alle dokumenter i MEF-biblioteket og de som er bedriftstilpasset vises nå og er angitt i kolonnen «Kilde».

      screenshot

    4. For å velge ut aktuelle dokumenter benyttes filter, f.eks. «Type prosjekt», ved å klikke på . Det er også mulig å skrive inn tekst direkte i søkefeltet.
    5. Merk den prosjekttypen som passer, i dette eksemplet «Enkel boligtomt». Det er mulig å velge flere.
    6. Klikk på knappen «Velg» (alternativt dobbeltklikk på valgt type).
    7. Klikk «OK».

      screenshot

    8. Klikk «Søk» for å filtrere ut de dokumenter som er aktuelle for valgt type prosjekt.

      screenshot

    9. Nå er listen redusert til et fåtall dokumenter.
    10. Klikk på dokumentets tittel for å forhåndsvise innholdet.
    11. Velg aktuelle dokumenter ved å klikke i venstre kolonne eller i kolonneoverskriften for å velge alle.
    12. Velg så «Importer...».

      screenshot

    13. Prosjektets kvalitetsplan er nå opprettet.

  2. Hent nye dokumenter fra bibliotek

    Prosjektplanen kan forandre seg etter hvert som prosjektet skrider frem. Etter at prosjektplanen er opprettet kan du hente inn flere dokumenter fra biblioteket.

    Følg fremgangsmåte i foregående kapittel, men benytt ulike filtre for eksempel «Fritekst».


  3. Lag nytt dokument

    Fordelen med å benytte denne metoden er at dokumentet får samme oppsett som øvrige dokumenter.

    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan» og «nytt ks-dokument». Kan velges også fra verktøylinjen under «Filer».

      screenshot

    2. Godta hvis det kommer opp dialogbokser med spørsmål.
    3. Word åpnes, klikk på «Aktiver redigering».

      screenshot

    4. Klikk «OK» hvis denne dialogboksen kommer opp.

      screenshot

    5. Rediger markerte felt i topptekst.
    6. Legg inn innhold, for eksempel med å kopiere inn tekst fra andre dokumenter.

      screenshot

    7. Lagre dokumentet.
    8. Gi dokumentet et filnavn som består av Dok.ID og Tittel.

      screenshot

    9. Lukk dokumentet og det ligger nå i kvalitetsplanen.

      screenshot

    10. Rediger egenskapene på dokumentet ved å klikke på ikonet til høyre for tittelen.
    11. Klikk på tilsvarende symbol i dialogboksen.

      screenshot

    12. Velg «Rediger egenskaper»
    13. Legg inn «Dokumentkategori» og «Dokumenttype» ved å hente verdiene fra registeret. Øvrige egenskaper er valgfrie.

      screenshot

    14. Klikk «Lagre» og dokumentet er nå komplett lagret.

  4. Lag nytt dokument – last opp fra egen pc

    Dette er en alternativ metode egnet for dokumenter som ikke trenger å følge layout til øvrige dokumenter, f.eks. tegninger, sikkerhetsdatablad, monteringsanvisninger etc.

    1. Åpne «prosjektets kvalitetsplan».
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Last opp dokument».

      screenshot

    3. Klikk «Velg fil» for å åpne Windows utforsker.

      screenshot

    4. Finn dokumentet, merk det og klikk «Åpne».
    5. Klikk «OK».
    6. Fyll ut dokumentets egenskaper. Verdiene du legger inn her benyttes for filtrering, sortering av rekkefølge. Tips til rekkefølge for utfylling.
      • Legg inn «Dokumentkategori».
      • Legg inn «Dokumenttype».
        • Byggblankett - settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Dokument - kan være skjema, sjekklister og beskrivelser laget i Word, Excel osv.
        • Dokumentasjon - Benyttes for utfylte dokumenter, settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Referat - benyttes for møtereferater
        • Rutine - beskrivelse av HVA som skal utføres i forbindelse med en arbeidsoperasjon, gjerne en enkel punktliste.
        • Sjekkliste - innhold av type ja/nei laget på en fastsatt mal. Benyttes for utfylling via app. settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Skjema - mer funksjonalitet enn sjekkliste og ikke på fastsatt mal. Benyttes for utfylling via app. settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Tegning - benyttes hvis tegninger og situasjonsplan legges inn i systemet.
        • Økonomi - benyttes hvis dokumenter av økonomisk art legges inn i systemet.
      • Legg inn «Type prosjekt» hvis aktuelt. Kan legges inn flere verdier.
      • Rediger «Navn».
        • Start med å legge inn nummereringen fra Dokumentkategori.
        • Legg inn løpenummer. Start med 300 så unngår du konflikt med nummerering fra MEF-biblioteket.
        • Legg inn stor forbokstav for type dokument.
        • Øvrig del kan være filnavnet hvis det beskriver innholdet i dokumentet.
      • Tittel bør være lik som fra feltet «Navn», men uten dokumentid.

        screenshot

    7. Klikk «Lagre» og dokumentet ligger nå i kvalitetsplanen.

  5. Lag nytt dokument - Drag-and-Drop

    Dette er en alternativ metode egnet for dokumenter som ikke trenger å følge layout til øvrige dokumenter, f.eks. tegninger, sikkerhetsdatablad, monteringsanvisninger etc.

    Her er eksempel fra firmaprofil, men prinsippet er det samme (se video).

    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan»
    2. Gå til området på egen pc/server og merk de dokumenter som skal kopieres til KSMEF.
    3. Dra dokumentene over til KSMEF og slipp når du ser at bakgrunnen blir grået ut. Dette skjer når musmarkøren kommer over den oransje kolonneoverskriften.

      screenshot

    4. Fyll ut dokumentets egenskaper, minimum dokumentkategori og dokumenttype.
    5. Klikk «Lagre», dokumentet lagres i biblioteket og er tilgjengelig i håndbøker og prosjekt.

  6. Slette dokumenter
    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan» og velg den eller de dokumentene som skal slettes.
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Slett Dokument», eller trykk «Delete» på tastaturet.

      screenshot


  7. Sammenlikne dokument

    Når det gjøres endringer i et dokument i MEF-biblioteket så kan endringene i forhold til tilsvarende dokument i firmaprofil, prosjekt og håndbok nå sammenliknes.

    1. Klikk på de tre prikkene til høyre for navn på dokument
    2. Klikk på de neste tre prikkene i menyen som kommer
    3. Velg «Se endringer»

      screenshot


  8. Lag innholdsfortegnelse
    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan».
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Innholdsfortegnelse».

      screenshot

    3. Innholdsfortegnelsen åpnes i Word. Merk at dokumentene sorteres i henhold til verdiene som er lagt inn på «Dokumentkategori».

      screenshot


  9. Skriv ut prosjektplanen som en enkelt PDF

    Det er mulig å lage en enkelt PDF av hele eller deler av prosjektplanen. PDF-en inneholder innholdsfortegnelse og samtlige dokumenter som er valgt.

    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan»
    2. Merk de dokumentene som skal med, enten noen eller alle.
    3. Åpne fanen «Filer» og velg den PDF-en som passer.

      screenshot


  10. Egendefinert forside

    Som et tillegg til utskriften i kapittelet over kan det legges inn en egendefinert forside.

    1. Lag en forside og lagre den på egen pc.
    2. Åpne fanen «Filer» og knappen «Forside».
    3. Last opp forsiden og neste gang du velger en utskrift så kommer denne med som førsteside.
    4. Når en forside er lastet opp så vil du ved å klikke på knappen «Forside» få valget mellom å redigere eller slette den.

      screenshot


  11. Last ned valgte dokumenter

    Dokumenter kan lastes ned til egen pc som en zip-fil ved å benytte funksjonen «Last ned valgt(e)».

    screenshot


  12. Reflette toppteksten

    Hvis det er dokumenter som er kopiert fra andre prosjekter eller det er gjort endringer i tiltakshaver, prosjektnummer, prosjektnavn etc. så er det mulig å reflette toppteksten enten for et utvalg av dokumenter eller alle

    1. Åpne «Prosjektets kvalitetsplan»
    2. Merk de dokumentene som skal med, enten noen eller alle.
    3. Åpne fanen «Filer» og velg den fletteknappen som passer.

      screenshot


  13. Kopiere dokument til et annet område

    Et dokument kan kopieres til et annet prosjekt eller håndbok. I og med at KSMEF er web-basert er det internettadressen til området som er «mappen». Her er det lurt å hå åpnet to nettleservinduer.

    1. Åpne området der dokumentet skal kopieres til
    2. Kopier internettadressen

      screenshot

    3. Gå til området der dokumentet som skal kopieres ligger.
    4. Merk dokumentet og velg funksjonen «Kopier» eller «Send til»

      screenshot

    5. Lim inn internettadressen du kopierte og klikk «OK».

      screenshot

    6. Klikk «OK» igjen hvis det kommer flere bekreftelser.
    7. Dokumentet blir nå kopiert.