Prosjektdokumentasjon

I prosjektdokumentasjon havner utfylte sjekklister, bildedokumentasjon etc. Her er dokumentasjon på at systemet benyttes i praksis, etterleves.

21.12.2018 ble bildedokumentasjonen endret fra word-filer til bildegalleri.

screenshot

All behandling av dokumenter som å lage nytt, redigere, slette, skrive ut osv. gjøres på samme måte som under «prosjektets kvalitetsplan».

Videoveiledning

Gi eksterne tilgang til enkeltdokumenter
Gi eksterne tilgang til mappe med dokumenter
Distribusjon av produksjonsgrunnlaget (tegninger, etc.)
Versjonshåndtering

Beskrivelse

  1. Opprette mapper
    Det er mulig å opprette mapper i dette biblioteket. Dokumenter i mapper behandles på samme måte som øvrige dokumenter.

    NB!
    Mapper bør kun benyttes for å gi tilgang til eksterne prosjektdeltakere, ikke for å gruppere dokumenter. Gruppering gjøres ved å angi egenskaper.
    • Innholdsfortegnelse og utskrift til PDF grupperes og sorteres etter dokumentnavn og dokumentkategori, ikke hvilke mapper dokumentene ligger i.
    • Slettes en mappe, slettes også dokumentene som ligger i den.
    • Mapper vises ikke på app
    1. Åpne «Prosjektdokumentasjon»
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Ny mappe.

      screenshot

    3. Gi mappen et navn og klikk «Lagre».
    4. Mappen vises nå i oversikten.

      screenshot


  2. Opprette bildedokumentasjon via pc
    Bildedokumentasjonen fungerer tilnærmet likt som UH/avvik/endring.
    1. Åpne «Prosjektdokumentasjon» og velg «Ny bildedokumentasjon»

      screenshot

    2. Angi «Navn», eventuell «Beskrivelse» og plassering. Nå opprettes en «Mappe» der du kan legge inn et eller flere bilder. Er plasser angitt vil mappen bli presentert også på kart.
    3. Åpne «Mappen» og dra inn et eller flere bilder som er lagret på pc-en.

      screenshot


  3. Opprette bildedokumentasjon via app
    1. Åpne app-en
    2. Velg prosjekt
    3. Velg «Dokumentasjon»
    4. Angi «Tittel» og «Beskrivelse».
    5. Legg ved bilder fra galleri eller kamera
    6. Posisjon kan endres ved å klikke på posisjons-ikonet.

      screenshot

    7. Send inn og ny bildedokumentasjon lagres under prosjektdokumentasjon/Bilder

  4. Redigere bildedokumentasjon
    1. Åpne «Prosjektdokumentasjon» og velg «Bilder»
    2. Klikk på redigerings-knappen

      screenshot

    3. Merk et eller flere bilder ved å klikke på haken i øvre, venstre hjørne på hvert bilde.

      screenshot

      • Merkede bilder flettes inn i pdf-en. Hvis ingen bilder er merket kommer alle med.
      • Last ned bilder til pc ved å gå til fanen «Filer» og knappen «Last ned valgt(e)».
      • Slett bilder ved å gå til fanen «Filer» og knappen «Slett dokument».

    4. Bilder lagret på pc kan bare dras inn på samme måte som for UH etc.

  5. Jeg vil dele dokumenter med eksterne (kunde, konsulent, osv.) (se videoer)
    Det ligger flere muligheter i systemet for deling/samhandling med eksterne. Her følger tre alternativer.

    Alternativ 1 – dele all informasjon i prosjektet
    1. Legg inn ekstern kontaktperson som prosjektdeltaker.
    2. Gi vedkommende lesetilgang.


    Alternativ 2 – dele enkeltdokumenter (se video)
    1. Merk aktuelt dokument.
    2. Gå til fanen «Filer» og velg «Del».

      screenshot

    3. Legg inn hvem som skal ha tilgang. Bare begynn å skriv inn navnet så kommer alternativene opp automatisk.
    4. Legg inn hvilken rettighet mottaker skal ha (lese eller redigere).
    5. Legg inn en eventuell kommentar.
    6. Klikk på «Del» og mottaker mottar en e-post med link til dette dokumentet. I viste eksempel har vedkommende kun leserrettighet (Kan vise).

      screenshot

    Alternativ 3 – dele mappe med dokumenter (se video)
    1. Legg inn ekstern kontaktperson som prosjektdeltaker.
    2. Gi vedkommende begrenset lesetilgang.
    3. Gå til «Prosjektdokumentasjon».
    4. Fra fanen «Filer», velg «Ny mappe»
    5. Gi mappen et navn og lagre.
    6. Merk mappen og følg fremgangsmåten i alternativ 2 for hvordan denne deles.

      screenshot

    7. Dra dokumenter som skal deles inn i mappen, enten fra biblioteket «Prosjektdokumentasjon» eller fra egen pc.
    8. Det er mulig å opprette undermapper og gi særskilte tilganger til disse.
    9. Dette alternativet kan erstatte andre nettbaserte løsninger for deling av dokumenter i et prosjekt.