Legg til/rediger ansatt

Her administrerer du hvilke ansatte som har tilgang til systemet og hva de får tilgang til.


  1. Opprett ny bruker (se video)
    1. Klikk på "Opprett ny bruker".

    2. screenshot
    3. Fyll inn opplysningene og klikk «Opprett bruker».
      • Pass på at e-postadressen er skrevet korrekt. Denne kan ikke endres i ettertid.
      • Hvis epostadressen eksisterer fra før vil du få melding om dette. I så fall, bare aksepter.

    4. Gi brukeren tilgang. Tilgangsnivået bestemmer hva brukeren får lov til å gjøre i systemet.
      • Klikk på "Rediger tilgangsnivåer" for å se hva de enkelte tilgangsnivåene tillater
      • Denne funksjonen kan også benyttes for å bedriftstilpasse tilgangsnivåene.
    5. NB!

      Tilgangsnivå som ansatt har ikke sammenheng med tilgangsnivå som prosjektdeltaker.

    6. Klikk på «Legg til ny ansatt».
    7. Ny bruker mottar e-post fra KS-support@ksmef.no med passord for pålogging. Dette benyttes også ved pålogging på APP hvis man bruker smarttelefon eller nettbrett.

  2. Velg en eksisterende bruker

    Det kan være at brukeren er registrert i KSMEF fra før. Det kan f.eks. være en ny ansatt, byggherrens representant, UH osv. Denne funksjonen gjør det mulig å søke på brukere.

    1. Klikk på "Velg en eksisterende bruker".
    2. Skriv inn navn på bruker. Tips her er å skrive inn deler av epostadressen siden den er unik for brukeren.

    3. screenshot
    4. Finn rett person fra søkeresultat og klikk "Velg".
    5. Gi brukeren tilgang.
    6. Klikk på "Legg til ny ansatt".

  3. Administrere bruker (se video)

    Etter at bruker er opprettet er det ulike innstillinger som kan gjøres.


    screenshot
    1. Last ned prosjekttilgangsrapport
      Dette er en rapport som viser oversikt over alle prosjekter og prosjektdeltakere med de ulike tilgangsnivåene de har.

    2. Utskrifter
      Det ligger ulike rapporter som kan skrives ut.

      Særlig CV over nøkkelpersonell er en nyttig funksjonalitet. Er gjerne krav om at den skal være en del av anbudspapirene.
      • Klikk på utskriftsknappen
      • Velg en eller flere ansatte som skal være med på utskrift og velg "Skriv ut valgte"
      • Velg type utskrift og eventuelt innhold.
      • Trykk på "Utskrift" og det genereres en pdf av rapporten med de ansatte som ble valgt i foregående punkt

    3. CV (se video)
      Det er knyttet ulik funksjonalitet til CV som gjør det enklere å holde oversikt over kurs etc. den enkelte har.
      • Velg en bruker fra listen over eksisterende ansatte.
      • Trykk på teksten "CV".
      • Velg om CV skal opprettes med eller uten HMS-kort.
        • Merk at ny bruker må ha logget inn på KSMEF før CV kan opprettes. Dette for å validere at epostadressen er korrekt og man da unngår å registrere CV på feil bruker.
      • Fyll ut aktuell informasjon.
        • Dato må fylles ut på formatet dd.mm.åååå ellers feiler lagring. Benytt kalenderen for å unngå dette.
        • Mangler det valg i nedtrekkslistene kan dette legges til i biblioteket «Alternativer for CV».
      • Trykk på "Lagre" når endringer er gjort. Hvis endringer ikke vil lagres skyldes det en valideringsfeil, f.eks. at det mangler informasjon i et felt. Det fremgår av CV hvor feilen er.
      • Varsel ved utløpsdato er mulig å sette. Funksjonen aktiveres under Firmaprofil/Endre firmainformasjon.
      • Ved behov for å gjøre søk i CV, f.eks. hvem i bedriften som har ADK-kurs kan det gjøres under Firmaprofil/CV-søk.
      • Den enkelte kan redigere sin CV. Menyen er tilgjengelig via prosjektdeltaker eller under menyen for pålogget bruker oppe til høyre i skjermbildet.

    4. Rediger
      Det er mulig å redigere navn og tilgangsnivå på ansatt.
      • Trykk på teksten "Rediger".
      • Endre på navn og/eller tilgangsnivå ved å endre de respektive feltene.
      • Skal man bytte «Ansvarlig» må den som skal bli det legges inn som ansatt på nytt vha. funksjonen «Velg en eksisterende bruker» som beskrevet tidligere. Den som var «Ansvarlig» blir automatisk endret til «Stedfortreder».
      • Ved å klikke på «Rediger tilgangsnivåer» kan tilgangsnivået tilpasses den unike brukeren.
      • Trykk på "Lagre endringer".

    5. Fjern
      Funksjonen fjerner brukerens tilgang som ansatt. Tilgang i prosjekter fjernes ikke.

    6. Sluttet
      Når en bruker slutter i bedriften anbefales det å benytte denne funksjonen. Da fjernes brukerens tilgangsrettigheter i bedriften og tilhørende prosjekter.

    7. Tildel rettigheter
      Denne funksjonen benyttes hvis en ansatte (oftest aktuelt for nyansatte) skal få tilgang til alle pågående prosjekter.
      • Trykk på teksten "Tildel rettigheter".
      • Angi tilgangsnivå. Rapporteringsnivå er mest benyttet da det gir tilgang til å fylle ut sjekklister, uønskede hendelser etc. via app.
      • Klikk «Lagre» og brukeren får tilgang til alle pågående prosjekter.

    8. Hvordan endre e-postadressen for en ansatt?
      Det er kun den enkelte bruker som kan endre sin e-postadresse. Dette gjøres ved å:
      • Logge inn på ksmef.no.
      • Klikk på «Endre e-post» i menyen under navnet til pålogget bruker.
      • Legg inn ny e-postadresse og «Bekreft e-post».
      • Du mottar nå en e-post fra systemet og den må du åpne.
      • Klikk på linken for å bekrefte din nye e-post.
      • Logg på ksmef.no med ny e-postadresse. Passordet er ikke endret.

      screenshot

    9. Endre standard tilgangsnivå eller lage eget for bedriften (se video)
      Det er mulig for bedriften å endre hva de ulike tilgangsnivåene skal gjøre.
      • Velg «rediger tilgangsnivåer»

        screenshot
      • Velg deretter hvilken tilgangsrettighet du skal redigere. Her er to visninger, enten som en matrise eller enkeltvis. Velg det du synes er mest oversiktlig.

        Merk at du kan endre tilgangsrettighetene både for firmanivå og prosjekt fra denne menyen.

        screenshot
      • Nytt tilgangsnivå lages ved å klikke på teksten «+legg til nytt tilgangsnivå»
      • I menyen som kommer opp er det bare å hake av for hvilke tilganger som skal gjelde og klikk «Lagre».
      • Nå er tilgangsnivået tilpasset bedriften.
      • Du kan tilbakestille til «MEF-standard» ved å klikke på knappen «Tilbakestill til standard»

      Det mest vanlige spørsmålet her er å kunne la de med skrivetilgang i prosjekt får lov til å hente dokumenter fra bibliotek. Dette løses ved å «redigere tilgangsnivå for nye prosjekter» og hake av for «Hent fra MEF».

    10. Endre standard tilgangsnivå eller lage eget for en enkelt person
      • - Velg «Rediger» for aktuell person.

        screenshot
      • Velg deretter «Rediger tilgangsnivåer».
      • Fremgangsmåten som følger er lik den som er beskrevet i foregående kapittel.