Tilpass dokumenter for bedrift

På bedriftsnivå er det enkelte dokumenter som må tilpasses. Disse hentes inn fra MEF-biblioteket og legges inn i menyen «Våre tilpassede dokumenter».

Dokumenter som opprettes her er bedriftens eget bibliotek og vil ikke være synlig for andre bedrifter.

NB!

Det er kun dokumenter som bedriftstilpasses som legges inn her.


screenshot

Som et minimum må man gå gjennom dokumentene knyttet til internkontrollforskriften. Har man sentral godkjenning for ansvarsrett må også dokumenter knyttet til dette gjennomgås.

Andre dokumenter tilpasses ved behov.

  1. Legg til dokumenter fra MEF-biblioteket (se video).
    1. Gå til menyen «Hent fra MEF».
    2. Velg aktuelle dokumenter fra listen enten ved å klikke på aktuell rad i listen eller ved å benytte nøkkelfiltre, f.eks. «Internkontrollforskriften» som ligger under «Referanse».

      screenshot

    3. Klikk på «Importer…»-knappen når aktuelle dokumenter er valgt.

      screenshot

    4. Valgte dokumenter er nå lagt til «Våre tilpassede dokumenter».

      screenshot

  2. Bedriftstilpasse dokumenter (se video).
    1. Åpne dokumentene ved å klikke på navnet.
    2. Avhengig av nettleser, Windows-versjoner, Office-pakker etc. er det bare å akseptere eventuelle spørsmål som dukker opp.
    3. Dokumentet forhåndsvises. Klikk på «Aktiver redigering».

      screenshot

    4. Legg inn teksten du ønsker og lagre dokumentet.
    5. Lukk dokumentet. Det er nå bedriftstilpasset.

      NB
      Ikke benytt «Lagre som» fordi det da lagres en kopi av dokumentet og du får dermed ikke laget et bedriftstilpasset dokument av originalen. Det kan ligge henvisning til dokumentet i ulike andre dokumenter i MEF-biblioteket og du vil få unødig ekstraarbeid med å oppdatere disse hvis du endrer navnet på dokumentet.

  3. Slette dokumenter
    1. Åpne «Våre tilpassede dokumenter» og velg den eller de dokumentene som skal slettes. Alle dokumenter det står er endret av «Systemkonto» bør slettes fordi disse ikke er bedriftstilpasset.
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Slett Dokument», eller trykk «Delete» på tastaturet.

      screenshot


  4. Lag nytt dokument - anbefalt metode (se video).

    Hvis et dokument ikke finnes i MEF-biblioteket er det mulig å opprette eget. Det kan være man har liggende dokumenter på egen pc/server som man ønsker å få inn i KSMEF.

    Dette er den anbefalte måten å opprette nye dokumenter på. Fordelen med å benytte denne metoden er at dokumentet får samme oppsett som øvrige dokumenter.

    1. Åpne «Våre tilpassede dokumenter» og velg «nytt ks-dokument».

      screenshot

    2. Godta hvis det kommer opp dialogbokser med spørsmål.
    3. Word åpnes, klikk på «Aktiver redigering» hvis den vises.

      screenshot

    4. Klikk «OK» hvis denne dialogboksen kommer opp.

      screenshot

    5. Rediger markerte felt i topptekst.
      • MEF Mal – Legg inn dokumentets tittel/navn.
      • Sist rev. – legges inn på formen dd.mm.åååå, f.eks. 29.10.2019
      • Dok.Id. - Dokumenter i KSMEF følger en gitt metodikk for fastsettelse av Dok.Id. Hvordan dette gjøres, se video.


      screenshot

    6. Legg inn innhold, for eksempel med å kopiere inn tekst fra andre dokumenter.
      • For rutiner anbefales å følge oppsettet beskrevet i «0101-001 R Etablering av rutiner»
    7. Lagre dokumentet.
    8. Gi dokumentet et filnavn som består av Dok.ID og Tittel.

      screenshot

    9. Lukk dokumentet og det ligger nå i «Våre tilpassede dokumenter».

      screenshot

    10. Rediger egenskapene på dokumentet ved å klikke på ikonet til høyre for tittelen.
    11. Klikk på tilsvarende symbol i dialogboksen.

      screenshot

    12. Velg «Rediger egenskaper»
    13. Fyll ut informasjon om dokumentet
    14. Klikk «Lagre», dokumentet lagres i biblioteket og er tilgjengelig i håndbøker og prosjekt.

  5. Lag nytt dokument - last opp fra egen pc (se video).

    Dette er en alternativ metode, men er ikke anbefalt. Ser fort rotete ut med layout etc. som ikke følger øvrige dokumenter i KSMEF.
    1. Åpne «Våre tilpassede dokumenter».
    2. Åpne fanen «Filer» og velg «Last opp dokument».

      screenshot

    3. Klikk «Velg fil» for å åpne Windows utforsker.

      screenshot

    4. Finn dokumentet, merk det og klikk «Åpne».
    5. Klikk «OK».
    6. Fyll ut dokumentets egenskaper. Verdiene du legger inn her benyttes for filtrering, sortering av rekkefølge. Tips til rekkefølge for utfylling.
      • Legg inn «Dokumentkategori».
      • Legg inn «Dokumenttype».
        • Byggblankett – settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Dokument – kan være skjema, sjekklister og beskrivelser laget i Word, Excel osv.
        • Dokumentasjon – Benyttes for utfylte dokumenter, settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Referat – benyttes for møtereferater
        • Rutine – beskrivelse av HVA som skal utføres i forbindelse med en arbeidsoperasjon, gjerne en enkel punktliste.
        • Sjekkliste – innhold av type ja/nei laget på en fastsatt mal. Benyttes for utfylling via app. settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Skjema – mer funksjonalitet enn sjekkliste og ikke på fastsatt mal. Benyttes for utfylling via app. settes automatisk av systemet der det er aktuelt.
        • Tegning – benyttes hvis tegninger og situasjonsplan legges inn i systemet.
        • Økonomi – benyttes hvis dokumenter av økonomisk art legges inn i systemet.
      • Legg inn «Type prosjekt» hvis aktuelt. Kan legges inn flere verdier.
      • Rediger «Navn».
        • Start med å legge inn nummereringen fra Dokumentkategori.
        • Legg inn løpenummer. Start med 300 så unngår du konflikt med nummerering fra MEF-biblioteket.
        • Legg inn stor forbokstav for type dokument.
        • Øvrig del kan være filnavnet hvis det beskriver innholdet i dokumentet.
      • Tittel bør være lik som fra feltet «Navn», men uten dokumentid.

        screenshot

    7. Klikk «Lagre», dokumentet lagres i biblioteket og er tilgjengelig i håndbøker og prosjekt.

  6. Lag nytt dokument - Drag-and-Drop (se video).

    Dette er en alternativ metode, men er ikke anbefalt. Ser fort rotete ut med layout etc. som ikke følger øvrige dokumenter i KSMEF.
    1. Åpne «Våre tilpassede dokumenter»
    2. Gå til området på egen pc/server og merk de dokumenter som skal kopieres til KSMEF.
    3. Dra dokumentene over til KSMEF og slipp når du ser at bakgrunnen blir grået ut. Dette skjer når musmarkøren kommer over den oransje kolonneoverskriften.

      screenshot

    4. Fyll ut dokumentets egenskaper.
    5. Klikk «Lagre», dokumentet lagres i biblioteket og er tilgjengelig i håndbøker og prosjekt.

  7. Sammenlikne dokument (se video).

    Når det gjøres endringer i et dokument i MEF-biblioteket så kan endringene i forhold til tilsvarende dokument i firmaprofil, prosjekt og håndbok nå sammenliknes.
    1. Klikk på de tre prikkene til høyre for navn på dokument
    2. Klikk på de neste tre prikkene i menyen som kommer
    3. Velg «Se endringer»

      screenshot


  8. Distribuer dokument (se video).

    Når det gjøres en bedriftstilpasning i et dokument kan det distribueres til aktuelle prosjekter og håndbøker i en enkelt operasjon.
    1. Klikk på de tre prikkene til høyre for navn på dokument
    2. Klikk på de neste tre prikkene i menyen som kommer
    3. Velg «Distribuer»

      screenshot

    4. Merk de prosjektene og håndbøkene du vil dokumentet skal distribueres til eller hak av i kolonneoverskriften for å merke alle
    5. Hvis dokumentet finnes fra før i en håndbok eller prosjekt blir det opprettet som en ny versjon.
    6. Hvis dokumentet ikke finnes fra før i prosjektet eller håndboken blir det opprettet som et nytt dokument.
    7. Velg «Distribuer» og dokumentet distribueres til valgte prosjekter og håndbøker.

      screenshot