Legg til prosjektdeltakere

Her administrerer du hvilke prosjektdeltakere som har tilgang til systemet og hva de får tilgang til.

screenshot

Her er eksempel fra firmaprofil, men prinsippet er det samme.

Videoveiledning

Opprette ny bruker

Administrere bruker

CV

Endre standard tilgangsnivå eller lage eget for prosjektet og prosjektdeltakere

Oppdatere HMS-kortet

Beskrivelse

  1. Legg til prosjektdeltakere fra ansatte
    1. Klikk på «Legg til prosjektdeltakere fra ansatte».

      screenshot

    2. Hak av de som skal være prosjektdeltakere
    3. Angi rolle. «Rapporteringstilgang» er standard. Da kan sjekklister etc. fylles ut via app.
    4. Klikk «Legg til».

  2. Opprett ny bruker

    Dette kan være representanter fra en UE, byggherre eller lignende som ikke er registrert i KSMEF fra før.

    1. Klikk på «Opprett ny bruker».

      screenshot

    2. Fyll inn opplysningene og klikk «Opprett bruker».
      • Pass på at e-postadressen er skrevet korrekt. Denne kan ikke endres i ettertid.
      • Hvis epostadressen eksisterer fra før vil du få melding om dette. I så fall, bare aksepter.
    3. Gi brukeren tilgang. Tilgangsnivået bestemmer hva brukeren får lov til å gjøre i systemet.
      • Klikk på «Rediger tilgangsnivåer» for å se hva de enkelte tilgangsnivåene tillater
      • Denne funksjonen kan også benyttes for å prosjekttilpasse tilgangsnivåene.

      NB!
      Tilgangsnivå som ansatt har ikke sammenheng med tilgangsnivå som prosjektdeltaker.

    4. Klikk på «Legg til ny prosjektdeltaker».
    5. Ny bruker mottar e-post fra KS-support@ksmef.no med passord for pålogging. Dette benyttes også ved pålogging på APP hvis man bruker smarttelefon eller nettbrett.

  3. Velg en eksisterende bruker

    Det kan være at brukeren er registrert i KSMEF fra før. Det kan f.eks. være en ny ansatt, byggherrens representant, UH osv. Denne funksjonen gjør det mulig å søke på brukere.

    1. Klikk på «Velg en eksisterende bruker».
    2. Skriv inn navn på bruker. Tips her er å skrive inn deler av epostadressen siden den er unik for brukeren.

      screenshot

    3. Finn rett person fra søkeresultat og klikk «Velg».
    4. Gi brukeren tilgang.
    5. Klikk på «Legg til ny prosjektdeltaker».

  4. Administrere bruker

    Etter at bruker er opprettet er det ulike innstillinger som kan gjøres.

    Her er eksempel fra firmaprofil, men prinsippet er det samme (se video).


    screenshot

    1. Utskrifter
      Det ligger ulike rapporter som kan skrives ut.

      Særlig CV over nøkkelpersonell er en nyttig funksjonalitet. Er gjerne krav om at den skal være en del av anbudspapirene.
      • Klikk på utskriftsknappen
      • Velg en eller flere prosjektdeltakere som skal være med på utskrift og velg «Skriv ut valgte»
      • Velg type utskrift og eventuelt innhold.
      • Trykk på "Utskrift" og det genereres en pdf av rapporten med de prosjektdeltakerne som ble valgt i foregående punkt

    2. CV (se video)
      Det er knyttet ulik funksjonalitet til CV som gjør det enklere å holde oversikt over kurs etc. den enkelte har.
      • Velg en bruker fra listen over eksisterende ansatte.
      • Trykk på teksten "CV".
      • Velg om CV skal opprettes med eller uten HMS-kort.
        • Merk at ny bruker må ha logget inn på KSMEF via nettleser (ikke app) før CV kan opprettes. Dette for å validere at epostadressen er korrekt og man da unngår å registrere CV på feil bruker.
      • Fyll ut aktuell informasjon.
        • Dato må fylles ut på formatet dd.mm.åååå ellers feiler lagring. Benytt kalenderen for å unngå dette.
        • Mangler det valg i nedtrekkslistene kan dette legges til i biblioteket «Alternativer for CV».
      • Trykk på "Lagre" når endringer er gjort. Hvis endringer ikke vil lagres skyldes det en valideringsfeil, f.eks. at det mangler informasjon i et felt. Det fremgår av CV hvor feilen er.
      • Varsel ved utløpsdato er mulig å sette. Funksjonen aktiveres under Firmaprofil/Endre firmainformasjon.
      • Ved behov for å gjøre søk i CV, f.eks. hvem i bedriften som har ADK-kurs kan det gjøres under Firmaprofil/CV-søk.
      • Den enkelte kan redigere sin CV. Menyen er tilgjengelig via prosjektdeltaker eller under menyen for pålogget bruker oppe til høyre i skjermbildet.

    3. Rediger
      Det er mulig å redigere navn og tilgangsnivå på ansatt.
      • Trykk på teksten "Rediger".
      • Endre på navn og/eller tilgangsnivå ved å endre de respektive feltene.
      • Skal man bytte «Ansvarlig» må den som skal bli det legges inn som ansatt på nytt vha. funksjonen «Velg en eksisterende bruker» som beskrevet tidligere. Den som var «Ansvarlig» blir automatisk endret til «Stedfortreder».
      • Ved å klikke på «Rediger tilgangsnivåer» kan tilgangsnivået tilpasses den unike brukeren.
      • Trykk på "Lagre endringer".

      Tips
      Eksterne brukere som for eksempel byggherrens representant bør gis tilgangsrettighet «Begrenset lesetilgang» hvis vedkommende ikke skal ha tilgang til alt i prosjektet. Deretter skrur man på de bibliotekene som vedkommende skal får tilgang til. Kan være hensiktsmessig å opprette et eget tilgangsnivå for dette.

    4. Fjern
      Funksjonen fjerner brukerens tilgang som prosjektdeltaker. Tilgang i firmaprofil fjernes ikke.

  5. Endre standard tilgangsnivå eller lage eget for prosjektet (se video)
    Det er mulig å prosjekttilpasse de ulike tilgangsnivåene. Måten det gjøres på er helt likt om man er i firmaprofil, prosjekt, ansatt eller prosjektdeltaker.

  6. Endre standard tilgangsnivå eller lage eget for prosjektdeltakere (se video)
    Det er mulig å prosjekttilpasse de ulike tilgangsnivåene. Måten det gjøres på er helt likt om man er i firmaprofil, prosjekt, ansatt eller prosjektdeltaker.
    • Velg «rediger» for aktuell person
    • Velg deretter «Rediger tilgangsnivåer».
    • Følg deretter beskrivelsen vist under firmaprofil/ansatte

      screenshot


  7. Hvordan endre e-postadressen til en prosjektdeltaker?
    Det er kun den enkelte bruker som kan endre sin e-postadresse. Dette gjøres ved å:
    1. Logge inn på ksmef.no.
    2. Klikk på «Endre e-post» i menyen under navnet til pålogget bruker.
    3. Legg inn ny e-postadresse og «Bekreft e-post».
    4. Du mottar nå en e-post fra systemet og den må du åpne.
    5. Klikk på linken for å bekrefte din nye e-post.
    6. Logg på ksmef.no med ny e-postadresse. Passordet er ikke endret.

      screenshot