Tilpass skjema for bedrift


På firmanivå er det mulig å lage tilpassede skjema (avanserte sjekklister), enten ved å redigere eksisterende skjema eller lage helt nye. Disse vises i menyen «Våre tilpassede skjema».
Skjema er egnet der det er behov for mer avanserte oppsett enn typen Ja/Nei-spørsmål som benyttes i sjekklister.
Ved å legge skjema inn på et prosjekt vil de(n) bli tilgjengelig i KSMEF-APPen og kan da fylles ut via smarttelefon og nettbrett.

ScreenShot

  1. Legg til skjema
    1. Gå til menyen «Hent fra MEF».
    2. Velg aktuelle dokumenter fra listen enten ved å klikke på aktuell rad i listen eller ved å benytte nøkkelfiltre, f.eks. «Skjema» som ligger under «Dokumenttype» (se video).

      ScreenShot
    3. Klikk på «Importer…»-knappen når aktuelle skjema er valgt.
    4. Valgte dokumenter er nå lagt til «Våre tilpassede skjemaer».

      ScreenShot

  2. Lag nytt skjema (se video).
    Klikk på «ny skjemamal». Nå starter skjemadesigneren som er et frittstående program. Aksepter alle spørsmål som kommer slik at denne åpnes.
    Hvis skjemadesigneren ikke vil starte er det noen innstillinger som må sjekkes, se forklaring.

    ScreenShot


    Skjemadesigneren inneholder 4 deler:
    1. Topptekst
    2. Venstre kolonne
    3. Midtre Kolonne
    4. Høyre kolonne
    • Informasjon om skjemaet og menylinje
    • Tilgjengelige kontroller
    • Skjemaets innhold
    • Egenskapene til hver enkelt kontroll


    ScreenShot

    • Legg inn tittel, dok.id og eventuell beskrivelse i toppteksten. Benytt bokstaven B – (B)lankett etter tallene i dok.id.
    • Dra inn kontroller fra venstre til midtre kolonne og gi dem aktuelle egenskaper.
    • Angi dokumentkategori og eventuelt type prosjekt skjemaet er aktuelt for.
    • Klikk på MEF-logoen og velg «Lagre og lukk» når du er fornøyd.
    • Skjemaet vises nå i oversikten.

      ScreenShot

    • Egenskapene til skjemaet kan også angis i KSMEF. Klikk lagre og skjemaet er klart til bruk i prosjektene.
      Infoknapp (dokument) benyttes for å henvise til en rutine, tegning, e.l. Det vil da komme opp en i-knapp på app og web som åpner aktuelt dokument. Dokumentet må for prosjekt ligge i prosjektets kvalitetsplan.

      ScreenShot

    1. Beskrivelse av de ulike kontrollene
      En kontroll består av en tittel, beskrivelse og eventuelt et felt der informasjon kan registreres. Hver kontroll kan gis unike egenskaper som styrer hva brukeren får lov å fylle inn.

      Vis/Skjul beskrivelse av kontrollene



    2. Innstillinger
      Menylinjen øverst i skjemadesigneren inneholder funksjonalitet som gjør det mulig å bygge mer logikk inn i skjemaet.

      ScreenShot

    3. Angi dokumentegenskaper
      • Dokumentkategori må angis
      • Type prosjekt er valgfritt


      ScreenShot

    4. Velg felt som skal inngå i dokumenttittel
      For å gi dokumentet en mer intuitiv tittel kan du velge å flette inn ett eller flere ekstra felt i tittelen. Det gjøres som følger:

      • Gå til dokumentinnstilliger
      • Klikk på skjemanavnet
      • Hak av på de feltene du vil ha med i vinduet som kommer opp
      • Endre rekkefølgen på valgte felt ved å dra de opp eller ned

        ScreenShot

      • Brukeren fyller ut feltet fra app eller web

        ScreenShot

      • Når dokumentet er sendt inn vises det slik i biblioteket «Prosjektdokumentasjon».

        ScreenShot

    5. Velg format på innsendte skjema
      Skjema som sendes inn er som standard på PDF-format og dermed ikke redigerbar etter innsendelse.
      Er det behov for å redigere skjemaet i ettertid må standardformatet endres fra PDF til Word. Det gjøres som følger:

      • Gå til dokumentinnstilliger

        ScreenShot

      • Hak av i feltet «Lagre som Word ved innsending»»
    6. Vis/skjul felt avhengig av valg gjort i andre felt i skjemaet
      For kontrollene «Ja/Nei» og «Alternativer» er det mulig å sette kriterier som skjuler andre felt.

      • Merk tekstfeltet som skal skjules hvis et kriterie er oppfylt
      • Gå til Avhengigheter

        ScreenShot

      • Hak av i feltet «Bare vis dette feltet når»
      • Velg aktuelt tekstfelt fra første nedtrekksliste.
      • Velg aktuelt tekstfelt fra andre nedtrekksliste.
        • «er satt til» viser tekstfelt hvis ett alternativ er valgt
        • «ikke er satt til» viser tekstfelt hvis alle unntatt ett alternativ er valgt
      • Velg alternativ fra tredje nedtrekksliste.
        I dette eksemplet velges «Alternativ 2» og det betyr at tekstfeltet vises hvis det velges «Alternativ 2» i feltet «Alternativer 13»
    7. For å lagre skjemaet klikker du på på MEF-logoen oppe til høyre og velger «Lagre og lukk» når du er fornøyd.
  3. Rediger skjema (se video).
    Åpne aktuelt skjema ved å klikke på navnet. Nå starter skjemadesigneren som er et frittstående program. Aksepter alle spørsmål som kommer slik at denne åpnes.
    Hvis skjemadesigneren ikke vil starte er det noen innstillinger som må sjekkes, se forklaring.

    1. Hvordan slette et felt
      • Klikk på aktuelt felt i midtre kolonne slik at det blir markert (blått).
      • Klikk på «Delete»-knappen på tastaturet.
    2. Hvordan flytte et felt
      • Klikk på aktuelt felt i midtre kolonne slik at det blir markert (blått).
      • Hold inne venstre mustast og dra feltet opp eller ned
      • Slipp mustasten når feltet er plassert der du vil ha det.
    3. Hvordan legge til et nytt felt
      • Klikk på aktuell kontroll i venstre kolonne, hold venstre mustast nede og dra kontrollen til midtre kolonne.
      • Slipp mustasten når feltet er plassert der du vil ha det.
    4. Hvordan redigere egenskapene til et felt
      • Klikk på aktuelt felt i midtre kolonne slik at det blir markert (blått).
      • Endre aktuelle egenskaper i kolonnen til høyre.
    5. Hvordan endre bredden på høyre kolonne slik at all tekst vises
      • Ta tak i kantlinjen mellom midtre og høyre kolonne og dra den mot høyre eller venstre.
    6. For å lagre skjemaet klikker du på på MEF-logoen oppe til høyre og velger «Lagre og lukk» når du er fornøyd. Skjemaet er nå tilpasset bedriften.
  4. Ett papirskjema – ulike måter å designe det på for app - eksempel
    Ofte er utgangspunktet et papirskjema. Når det lages for utfylling på app kan det som regel løses på flere måter.
    Her er et par eksempler på hvordan man kan bruke ulik funksjonalitet i skjemadesigneren for å få funksjonelle skjemaer på app, (se video.